Bizden Haberler
Muhasebeciye Her Ay Hangi Belgeler Verilir? Aylık Belge Listesi (2026)
Kısa cevap: Muhasebeciye (mali müşavire) her ay satış ve alış belgeleri, banka ve kredi kartı ekstreleri, kasa hareketleri, personel bilgileri ve ay içinde imzalanan sözleşmeler verilir. Belgelerin ayın ilk günlerinde iletilmesi, KDV (ayın 28'i) ve muhtasar (ayın 26'sı) beyannamelerinin eksiksiz ve zamanında hazırlanmasını sağlar.
Günlük dilde "muhasebeci" denilen meslek mensubu, bugün mevzuatta Serbest Muhasebeci Mali Müşavir (SMMM) unvanıyla çalışır. Hangi unvanla çalışılırsa çalışılsın, defterlerin doğru tutulması işletmenin belgeleri eksiksiz ve zamanında iletmesine bağlıdır. Aşağıdaki liste, şahıs işletmeleri ile limited ve anonim şirketler için genel bir kontrol listesidir; işinizin türüne göre bazı kalemler olmayabilir.
1. Satış belgeleri
- Kâğıt olarak düzenlenen faturalar ve iptal edilen faturaların asılları
- e-Fatura ve e-Arşiv faturalarda iade, iptal ve düzeltme bilgileri (faturalar sistemden alınabilir, ama iadeler ve iptaller ayrıca belirtilmelidir)
- Yazar kasa (ÖKC) Z raporları ve ay sonu raporu
- POS cihazı gün sonu raporları ve sanal POS satış listeleri
- Serbest meslek erbabı için serbest meslek makbuzları (e-SMM)
- Pazaryeri satışlarında (Trendyol, Hepsiburada vb.) aylık satış ve komisyon raporları
2. Alış ve gider belgeleri
- Kâğıt alış faturaları ve e-posta ile gelen e-Arşiv faturalar
- Akaryakıt, telefon, internet, elektrik, su ve doğalgaz faturaları
- Kira ödemeleri: iş yeri kira sözleşmesi ve ödeme dekontları (stopaj hesabı için)
- Gider pusulası ve müstahsil makbuzları
- Yemek, konaklama, ulaşım gibi işle ilgili harcama belgeleri
- Demirbaş, araç ve makine alım faturaları, leasing sözleşmeleri
Bir alış faturası zamanında iletilmezse içindeki KDV indirilemeyebilir. KDV Kanunu md. 29/3'e göre indirim hakkı, vergiyi doğuran olayın meydana geldiği takvim yılını takip eden takvim yılı aşılmamak şartıyla kullanılabilir. Örneğin 2026 tarihli bir alış faturası en geç 2027 sonuna kadar deftere kaydedilmezse KDV'si indirilemez.
3. Banka, kredi kartı ve kasa
- Tüm banka hesaplarının (TL ve döviz) aylık ekstreleri
- Şirket kredi kartı ekstreleri
- Kredi kullanımı ve geri ödeme planları
- Alınan ve verilen çek ve senetlerin listesi
- Nakit tahsilat ve ödemelerin açıklaması
30.000 TL'yi aşan tahsilat ve ödemelerin banka, ödeme kuruluşu veya PTT aracılığıyla yapılması ve belgelenmesi gerekir (VUK Genel Tebliği Sıra No 575, 30.11.2024). Ekstredeki her hareketin karşılığı (fatura, sözleşme, maaş, vergi ödemesi) muhasebeciye açıklanmalıdır.
4. Personel bilgileri
- Yeni işe başlayacak personelin kimlik ve iletişim bilgileri: SGK işe giriş bildirgesi çalışmaya başlamadan önce verilir, bu yüzden bilgi en az bir gün önce iletilmelidir
- İşten ayrılanların ayrılış tarihi ve nedeni (işten ayrılış bildirgesi 10 gün içinde verilir)
- Puantaj: çalışılan gün, izin, rapor, fazla mesai
- Prim, ikramiye, avans ve maaş ödeme dekontları
5. Sözleşmeler ve diğer belgeler
- Ay içinde imzalanan kira, hizmet, satış ve ortaklık sözleşmeleri
- İhracat ve ithalatta gümrük beyannameleri, navlun ve sigorta belgeleri
- Sigorta poliçeleri
- Vergi dairesi, SGK ve belediyeden gelen yazılar ve e-Tebligatlar
- Ortakların şirkete para koyması veya şirketten para alması (ortak cari) bilgileri
Ne zaman teslim edilmeli?
| Tarih | Ne olur |
|---|---|
| Ayın 1–7'si | Önceki aya ait belgelerin iletilmesi için uygun dönem |
| Ayın 26'sı | Muhtasar ve prim hizmet beyannamesinin son günü |
| Ayın 28'i | KDV beyannamesinin ve ödemesinin son günü |
Son gün resmî tatile denk gelirse süre izleyen ilk iş gününe uzar. Belgeler son haftaya kalırsa eksikleri tamamlamak için zaman kalmaz. Vergi Usul Kanunu (md. 219) da işlemlerin belirli süreler içinde deftere kaydedilmesini şart koşar.
Belgeleri iletmenin pratik yolları
- Fotoğraf yerine taranmış (PDF) belge veya e-posta ile gelen faturanın kendisi
- Banka ekstrelerini internet bankacılığından PDF veya Excel olarak indirmek
- Her ay için ayrı klasör: satış, alış, banka, personel
- Kâğıt belgeleri ay sonunda tek zarfta teslim etmek ve asıllarını saklamak
Sık sorulan sorular
Belgeleri geç verirsem ne olur?
Beyanname zamanında verilemezse usulsüzlük cezası, vergi geç ödenirse gecikme faizi doğabilir. Ayrıca süresi içinde deftere kaydedilmeyen alış faturalarının KDV'si indirilemez.
e-Fatura kullanıyorsam yine belge vermem gerekir mi?
e-Fatura ve e-Arşiv faturalar sistemden alınabilir; ancak banka hareketleri, kâğıt belgeler, yazar kasa raporları, personel bilgileri ve sözleşmeler yine muhasebeciye iletilmelidir.
Belgelerin asıllarını ne kadar saklamalıyım?
Vergi Usul Kanunu'na göre 5 yıl, Türk Ticaret Kanunu'na göre 10 yıl. Uygulamada 10 yıl saklanması esas alınır.
Yazar: SMMM Serkan Kaplan · Serbest Muhasebeci Mali Müşavir · İzmir SMMM Odası · 2000 yılından bu yana meslekte
Büro: Bahçelievler Mah. 1831/14 Sok. No:12 D:1 Karşıyaka Tower, 35600 Karşıyaka / İzmir · Cep / WhatsApp: 0532 515 50 35 · Ofis: 0232 503 00 30 · [email protected]
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; mevzuat değişebilir.
İlgili yazılar: Mali Müşavir Nedir, Ne İş Yapar? · Sık Sorulan Sorular · Vergi Takvimi
Kaynaklar: 213 sayılı Vergi Usul Kanunu (md. 219, 253); 3065 sayılı KDV Kanunu (md. 29/3); 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu (md. 8, 9); VUK Genel Tebliği Sıra No 459 ve 575; 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu (md. 82).
Etiketler: #muhasebeci #muhasebe #malimüşavir #kdv #esnaf #izmirmalimüşavir #karşıyakamalimüşavir #izmirmuhasebe